Privacybeleid
Dit is de privacyverklaring van Complaiworks B.V. (hierna: “Complaiworks” of "wij"), gevestigd aan Fluwelen Burgwal 1E in (NL-2511 CH) Den Haag, Nederland.
Introductie en organisatiegegevens
Bij Complaiworks zetten wij ons volledig in om onze klanten en contactpersonen zo goed mogelijk van dienst te zijn. Onderdeel van die toewijding is het verantwoord beheren van persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website complaiworks.ai en via alle gerelateerde interacties. Onze belangrijkste doelen bij het verwerken van deze gegevens zijn:
- Het verbeteren van de gebruikerservaring op ons platform door inzicht te krijgen in de behoeften en voorkeuren van klanten.
- Het bieden van tijdige ondersteuning en het reageren op vragen of serviceverzoeken.
- Het verbeteren van onze producten en diensten, zodat deze blijven aansluiten op de veranderende wensen van onze gebruikers.
- Het uitvoeren van noodzakelijke bedrijfsprocessen, zoals facturatie en accountbeheer.
Het is ons beleid om persoonsgegevens te verwerken met het grootste respect voor privacy en veiligheid. Wij houden ons aan alle relevante wet- en regelgeving en richtlijnen om te waarborgen dat de gegevens die wij verwerken beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Onze werkwijze is erop gericht de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens te beschermen, terwijl wij tegelijkertijd de diensten kunnen leveren die u aan ons toevertrouwt.
Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Heeft u vragen of wilt u meer informatie over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via hans@refreshworks.nl.
Uw privacy staat bij ons voorop. Wij verwerken uw persoonsgegevens op transparante wijze en met uw veiligheid in gedachten. Deze toewijding geldt ook voor onze samenwerking met derde partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld bij het versturen van facturen. Al deze activiteiten vinden strikt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving plaats.
Toepassingsgebied
Ons privacybeleid is bedoeld om de persoonsgegevens van al onze belanghebbenden te beschermen: websitebezoekers, geregistreerde gebruikers en klanten. Of u alleen onze website complaiworks.ai bezoekt, als geregistreerde gebruiker van onze diensten gebruikmaakt of als klant met ons samenwerkt: wij verwerken uw persoonsgegevens altijd volgens de hoogste normen op het gebied van privacy en beveiliging. In dit beleid beschrijven wij onze werkwijze en uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens.
Gegevensverzameling en verwerking
Onze toewijding aan transparantie en gegevensbescherming geldt ook voor de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende interacties, waaronder — maar niet beperkt tot — het gebruik van onze diensten of producten zoals AI Act-complianceconsultancy, software voor AI-governance en compliance (Complai), de AI-geletterdheidscan, AI-geletterdheidstrainingen en masterclasses, AI-upskillingprogramma’s en compliance-advisering, of wanneer u ons rechtstreeks informatie verstrekt.
In de volgende lijst staan de soorten persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres en/of telefoonnummer
- Device-ID
- IP-adres
- Browserinformatie en taalinstelling
- Besturingssysteem en versie
- Interactielogs (bijvoorbeeld kliks, tijd doorgebracht op pagina’s)
Let op: wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten, het naleven van wettelijke verplichtingen of het verbeteren van uw gebruikerservaring. Uw privacy is van het grootste belang en wij gaan verantwoord en conform alle toepasselijke wetgeving met uw persoonsgegevens om.
Bij Complaiworks geloven wij in het verantwoord en ethisch gebruik van persoonsgegevens. De gegevens die wij verzamelen dienen meerdere doelen, die allemaal gericht zijn op het verbeteren van onze dienstverlening en op de hoogst mogelijke tevredenheid van onze gebruikers, klanten en medewerkers. Dit zijn de belangrijkste manieren waarop wij de verzamelde persoonsgegevens gebruiken:
- Het personaliseren en aanpassen van de gebruikerservaring
- Contentlevering
- Communicatie
- Analyse en prestatiemeting
- Marketing en advertenties
- Klantenservice
- Naleving van wettelijke verplichtingen
Uw privacy staat bij ons voorop. Wij verwerken uw persoonsgegevens transparant en in overeenstemming met uw voorkeuren en de toepasselijke privacywetgeving. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens uitsluitend worden gebruikt voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld en op de manieren waarvoor u toestemming heeft gegeven.
Opslag en beveiliging van gegevens
Gegevensopslag
Persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers op de volgende locaties: NL. Voor diensten waarbij internationale gegevensoverdracht nodig is, zorgen wij ervoor dat deze overdrachten voldoen aan alle toepasselijke wetgeving en dat het beschermingsniveau gelijkwaardig is aan dat van onze primaire locatie.
Hostingpartners: wij werken samen met gerenommeerde hostingproviders die state-of-the-art beveiligingsmaatregelen toepassen. Deze partners worden geselecteerd op basis van hun naleving van strenge normen voor gegevensbescherming.
Beveiligingsmaatregelen
- Encryptie: wij maken gebruik van sterke encryptietechnologieën om gegevens te beschermen tijdens overdracht en in ruste.
- Toegangsbeheer: toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot bevoegde medewerkers met een legitieme zakelijke noodzaak. Wij hanteren streng toegangsbeheer en beoordelen rechten regelmatig.
- Security-audits en monitoring: wij voeren regelmatig security-audits uit om potentiële kwetsbaarheden op te sporen en te verhelpen. Daarnaast monitoren wij onze systemen op ongebruikelijke activiteiten om ongeoorloofde toegang te voorkomen.
Delen en verstrekken van gegevens
Bij Complaiworks zetten wij ons in voor de bescherming van uw persoonsgegevens en gaan wij daar met het grootste respect mee om. Dat geldt ook voor de manier waarop wij omgaan met het delen en verstrekken van uw gegevens. Hieronder beschrijven wij onze werkwijze op dit gebied.
Delen van persoonsgegevens
Externe dienstverleners: wij kunnen uw gegevens delen met externe dienstverleners die namens ons diensten uitvoeren. Deze vertrouwde partijen kunnen op need-to-know-basis toegang hebben tot persoonlijk identificeerbare informatie en zijn contractueel verplicht uw gegevens vertrouwelijk te behandelen. Het is deze partners verboden uw persoonsgegevens te gebruiken voor enig ander doel dan het leveren van deze diensten aan Complaiworks, en zij zijn verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.
| Dienst | Aanbieder | Doel(en) | Verwerkte persoonsgegevens | Privacybeleid |
|---|---|---|---|---|
| Google Analytics | Google Ireland Limited |
|
|
business.safety.google/privacy |
| Google Ads | Google Ireland Limited |
|
|
business.safety.google/privacy |
| Google Tag Manager | Google Ireland Limited | Tagbeheer | Geaggregeerde gegevens over het afvuren van tags | business.safety.google/privacy |
Verwerkersovereenkomsten
Wanneer wij uw gegevens delen met externe dienstverleners, doen wij dat onder de bescherming van verwerkersovereenkomsten die waarborgen dat uw gegevens worden beheerd conform de AVG en andere relevante privacywetgeving. Deze overeenkomsten verplichten derde partijen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.
Transparantie en controle
Wij geloven in transparantie en willen u controle geven over uw persoonsgegevens. U wordt altijd geïnformeerd over belangrijke wijzigingen in de manier waarop wij gegevens delen en waar van toepassing krijgt u de mogelijkheid om met die wijzigingen in te stemmen.
Uw vertrouwen is belangrijk voor ons. Wij streven ernaar uw persoonsgegevens uitsluitend te verstrekken in overeenstemming met dit beleid en alleen wanneer daar een gerechtvaardigde reden voor is. Heeft u vragen of zorgen over de manier waarop wij persoonsgegevens delen en verstrekken? Neem dan contact met ons op via tools@refreshworks.nl of +31 70 217 3003.
Uw rechten en keuzes
Bij Complaiworks erkennen en respecteren wij uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving. Wij zetten ons in om ervoor te zorgen dat u uw rechten effectief kunt uitoefenen. Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.
Uw rechten
- Recht op inzage (art. 15 AVG): u heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken en om informatie te ontvangen over de manier waarop wij deze verwerken.
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG): als u meent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om correctie of aanvulling te vragen.
- Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’) (art. 17 AVG): u heeft het recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in andere in de wet genoemde gevallen.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u heeft het recht om onder bepaalde voorwaarden te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
- Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): u heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u heeft het recht om onder bepaalde voorwaarden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder verwerking voor direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG): wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, heeft u het recht die toestemming op elk moment in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
- Recht om een klacht in te dienen (art. 77 AVG): u heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke privacywetgeving.
Uw rechten uitoefenen
Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via hans@refreshworks.nl. Wij reageren op uw verzoek conform de toepasselijke privacywetgeving en binnen de daarin gestelde termijnen. Let op: in sommige gevallen moeten wij uw identiteit vaststellen als onderdeel van de procedure, om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij zetten ons in om het uitoefenen van uw rechten zo eenvoudig mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat u volledige controle heeft over uw persoonsgegevens. Heeft u vragen of zorgen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op.
Cookies en trackingtechnologieën
Bij Complaiworks vinden wij uw privacy belangrijk en zijn wij transparant over ons gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën op onze website complaiworks.ai. Deze technologieën spelen een belangrijke rol in het goed functioneren van onze digitale platforms, het verbeteren van uw gebruikerservaring en het verkrijgen van inzichten waarmee wij onze dienstverlening verbeteren.
Cookies en trackingtechnologieën uitgelegd
Cookies zijn kleine gegevensbestanden die op uw apparaat worden geplaatst en waarmee wij uw voorkeuren kunnen onthouden en informatie over uw websitegebruik kunnen verzamelen. Trackingtechnologieën zoals webbeacons en pixeltags helpen ons te begrijpen hoe u met onze site omgaat en welke pagina’s u bezoekt.
Hoe wij deze technologieën gebruiken
- Noodzakelijke cookies: nodig voor het functioneren van de website, bijvoorbeeld voor authenticatie en beveiliging. Hiervoor is geen toestemming vereist.
- Prestatie- en analytische cookies: deze verzamelen informatie over de manier waarop bezoekers onze website gebruiken, welke pagina’s het vaakst worden bezocht en of er foutmeldingen optreden. Deze cookies helpen ons de website te verbeteren.
- Functionele cookies: hiermee kan de website uitgebreidere functionaliteit en personalisatie bieden, zoals het onthouden van uw voorkeuren.
- Advertentie- en targetingcookies: worden gebruikt om advertenties te tonen die relevanter zijn voor u en uw interesses. Ze worden ook gebruikt om het aantal keren dat u een advertentie ziet te beperken en om de effectiviteit van advertentiecampagnes te meten.
Uw keuzes en toestemming
Bij uw eerste bezoek toont onze website een cookiebanner. Daar kunt u:
- Alle cookies accepteren: toestemming geven voor het gebruik van alle cookies en trackingtechnologieën.
- Niet-noodzakelijke cookies weigeren: er worden dan alleen noodzakelijke cookies gebruikt om de website te laten werken.
- Uw voorkeuren instellen: zelf kiezen welke categorieën cookies u wilt toestaan.
Direct marketing en communicatie
Bij Complaiworks kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u direct-marketingberichten te sturen over onze producten, diensten, acties en andere relevante informatie waarvan wij denken dat die interessant voor u is. Wij zorgen ervoor dat onze direct-marketingpraktijken transparant en rechtmatig zijn en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de ePrivacy-richtlijn.
Toestemming voor direct marketing
- Opt-in-toestemming: waar de wet dit vereist, vragen wij vooraf uw expliciete opt-in-toestemming voordat wij u direct-marketingberichten sturen. U krijgt dus eerst de gelegenheid om actief in te stemmen met het ontvangen van marketingberichten van ons.
- Afmelden: elk direct-marketingbericht dat wij sturen bevat een duidelijke instructie om u af te melden voor toekomstige marketingberichten. U kunt zich op elk moment afmelden en wij voeren dat verzoek direct uit.
Soorten direct-marketingberichten
Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u direct-marketingberichten te sturen via verschillende kanalen, waaronder:
- Socialmediaplatforms
Uw voorkeuren beheren
U bepaalt zelf welke direct-marketingberichten u van ons ontvangt. U kunt uw communicatievoorkeuren beheren via de afmeldlink in onze marketingmails of tekstberichten.
Wijzigingen in dit beleid
Bij Complaiworks houden wij u graag op de hoogte van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en van wijzigingen in ons privacybeleid. Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen om wijzigingen in wettelijke vereisten, branchenormen of onze bedrijfsvoering te verwerken. Wij verzekeren u dat wijzigingen transparant en conform de toepasselijke privacywetgeving worden gecommuniceerd.
Melding van wijzigingen
- Wijze van melden: bij belangrijke wijzigingen in ons privacybeleid die uw rechten of onze omgang met uw persoonsgegevens kunnen raken, informeren wij u op duidelijk zichtbare wijze, bijvoorbeeld per e-mail, via een melding op de website of via een ander passend kanaal. Ook vermelden wij de ingangsdatum van het aangepaste beleid bovenaan het document.
- Wijzigingen bekijken: wij raden u aan ons privacybeleid regelmatig te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen. Als u onze diensten blijft gebruiken na een wijziging van het beleid, geldt dat als aanvaarding van de aangepaste voorwaarden.
Contact
Heeft u vragen of zorgen over ons privacybeleid of over wijzigingen daarin? Neem dan gerust contact met ons op via tools@refreshworks.nl of +31 70 217 3003. Wij helpen u graag met al uw vragen, zodat u met vertrouwen weet hoe er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan.
